It’s a wrap - festivalen gav mig stof til eftertanke (heldigvis!)

Sct. Matthews in the Fields på Aastrup Kloster // Foto: Joe Kniesek

I søndags klingede årets sidste tone ud til tredje omgang af Klassisk Efterår Tølløse, og som festivalleder og grundlægger ser jeg stolt tilbage på en flot festival.

Opgaverne før, under og efter en festival er mange og ansvaret er forskelligartet. Som festivalleder er jeg ikke kun ansvarlig for musikken men faktisk også stort set alt andet, der hører sig til en festival som vores. Efter festivalen har jeg forsøgt at lave nogle nedslag over ting, som jeg har lært eller ting, som jeg vil bruge det kommende år på at tænke mere over og evt. forsøge at forbedre til næste års festival.

Jeg vil dele nogle af mine refleksioner og problemstillinger via nogle forskellige indlæg det næste stykke tid.

(Der kommer dog IKKE et indlæg om, hvordan jeg lærte, at en almindelig lille kabeltromle beregnet til f.eks. en støvsuger IKKE kan trække seks LED-sceneprojektører. Det kan den åbenbart ikke....)

En af de ting, som fylder meget hos mig er ledelsen af mit frivillig-team.

En festival som vores kan ikke afvikles uden frivillige hænder. Jeg er egentlig temmelig erfaren med at arbejde med frivillige - under mine 14 år som orkesterchef for Sankt Annæ Symfoniorkester kunne jeg ikke undgå at skulle tage stilling til den særlige psykologi, der ligger i frivilligt arbejde. Orkestret består netop af unge musikere, som alle vælger at bruge deres fritid i et ungdomssymfoniorkester. En håndfuld af medlemmerne varetager endda frivilligt orkesterbestyrelsesarbejde oveni.

MEN Klassisk Efterår Tølløse har givet mig muligheden for at arbejde med frivillige voksne mennesker, og det har jeg måtte sande er noget helt helt andet.
Da vi havde første års festival, var jeg lykkelig over, at der overhovedet fandtes nogen som ville bruge deres fritid i mit selskab og på at afvikle festivalen. Dengang var mit udgangspunkt, at man kunne få lov at byde ind med det, som man havde lyst til og kunne overskue. Opgaverne opstod sådan lidt undervejs under festivalen, og vi kom nogenlunde i mål. Nogenlunde samme stil kørte vi i år 2 - forskellen var, at vi havde et års erfaring mere at trække på i gruppen.

I år var 50% af gruppen nye frivillige, og vi indførte også barsalg, så der havde jeg et mål om at gøre det lidt anderledes.
Jeg brugte en del tid på at få formuleret helt klare og meget firkantede rammer for, hvilke opgaver der skulle løftes, og hvor lang tid de hver især ca. tog.

Alligevel undgik vi ikke uklarheder og sære situationer, og jeg kunne mærke, at selvom jeg nærmest havde lavet en hel rigid og umusikalsk vagtplan, så var jeg ikke herre over, hvordan vagtplanen blev læst; F.eks. tog nogle af de frivillige den 100% til sig og highlightede alt det med gult, der vedrørte dem - det resulterede blandt andet i, at jeg fik en frivillig der var helt handlingslammet under indkøb til baren, fordi vedkommende var bange for at lave fejl, så jeg endte med at måtte foretage indkøbet selv. Det viste sig også at være svært at fordele de uforudsete opgaver, som opstod under selve festivalen.

Jeg tænker, at vi altid kan blive bedre til etablere klare rammer for vores medarbejdere - frivillige som ikke-frivillige, men jeg tror, at jeg i dette særlige tilfælde skal være mere skarp på, hvilke typer frivillige jeg gerne vil have hjælp af.

Størstedelen af mine frivillige er med, fordi de godt kan lide klassisk musik, og de synes, at det er vigtigt at koncerterne finder sted i deres lokalområde - de tapper ind på the BIG why, og det er sådan set godt nok. Dem har jeg brug for! (også som gode ambassadører i et marketingsøjemed), men det er ikke godt, hvis hele frivillig-teamet består af den type, for det er ikke givet, at de kan bidrage med noget i forhold til, hvordan man f.eks. kører en bar, så det giver overskud, eller hvordan man sætter lys til en koncert. Jeg vil næste år forsøge at sammensætte et mere forskelligartet team.

Jeg tænker også, at det er vigtigt, at frivillig-teamet for så vidt muligt sammensættes af det segment af publikum, som vi gerne vil have til vores koncerter. F.eks. flere unge mennesker, men også midaldrende og ældre mennesker, lige mange kvinder og mænd (måske lidt flere mænd - jeg havde kun en enkelt mand i år!)

Jeg forestiller mig et opslag i stil med :

DU MÅ GERNE SYNES, AT KLASSISK MUSIK ER HELT FORFÆRDELIGT, MEN DU KAN HJÆLPE TIL AT SKABE LIV OG FÆLLESSKAB I DIN BY VED AT MELDE DIG SOM FRIVILLIG: VI HAR PT BRUG FOR FRIVILLIGE DER HAR SÆRLIG VIDEN ELLER ERFARING INDENFOR ............

Hvad tænker I? Hvad er formlen på eller blot en velsmagende ingrediens i et godt samarbejde med frivillige hænder? Hvordan sammensætter I jeres frivilligteams? Tænker I over, hvordan er I lykkes med det?

(Dette indlæg blev første gang publiceret på LinkedIn)